MENGELOLA ADMINISTRASI

Halo guys :D selamat datang di BACA, disini saya akan berbagi seputar ilmu dan informasi2 yang bermanfaat bagi kita semua.

Oya perkenalkan nama saya MOCH.YASIN FADILAH biasa dipanggil Yasin :D udah itu aja :v :D

Untuk postingan pertama blog ini,saya akan membagikan sedikit ilmu tentang seputar ADMINISTRASI.tentunya kata administrasi sudah tidak asing lagi kan ? apa kalian tau apa itu administrasi ? cara mengelola administrasi bagaimana ? tidak perlu risau,saya akan menjelaskannya dibawah ini.selamat membaca dan belajar,semoga bermanfaat :D

A.   MENGELOLA ADMINISTRASI

1.    Pengertian Administrasi adalah pedoman, kepemimpinan, dan pengawasan daripada usaha-usaha suatu kelompok orang ke arah suatu tujuan bersama.

2.    Kegunaan Administrasi

Administrasi memiliki beberapa kegunaan atau fungsi antara lain :

a.    Mengerjakan buku-buku administrasi sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

b.    Mencatat alat-alat perlengkapan organisasi dan kegiatan-kegiatan ke dalam buku administrasi.

c.    Memelihara buku-buku administrasi.

d.    Menyediakan, melengkapi, dan mengelola buku-buku administrasi.

3.    Pengelolaan Administrasi

Aspek-aspek di dalam pengelolaan administrasi antara lain :

a.    Administrasi pengelolaan persediaan

1)    Kartu barang

2)    Tempat penyimpanan barang

3)    Buku investaris pengelolaan barang

4)    Metode penyimpanan barang

5)    Metode pengelolaan barang

b.    Perangkat pembukuan

Merupakan buku untuk mencatat transaksi harian, buku jurnal, buku besar, buku neraca (neraca saldo, lajur, dan perubahan modal), dan laporan laba rugi.

c.    System pembukuan dan administrasi perkantoran

1)    System pencatatan surat-menyurat

2)    Data kepegawaian

3)    Peraturan perusahaan

4)    AD/ART

d.    System penunjang produksi

1)    Buku investaris peralatan dan perlengkapan produksi.

2)    Buku pengelolaan, pengawasan, dan perawatan peralatan produksi.

3)    Buku laporan produksi umum.

      Buku-buku administrasi dalam pengelolaan usaha antara lain :

a.    Buku voucher

b.    Buku penjualan

c.    Buku pembelian

d.    Buku gudang

e.    Buku pembukuan uang

f.     Buku produksi

g.    Buku tenaga kerja

h.    Buku agenda

i.      Faktur

j.      Surat jalan

k.    Kuitansi

l.      Materi

      Barang-barang milik perusahaan harus diadministrasikan dengan sebaik-baiknya. Ada dua cara yang dapat digunakan di dalam mencatat barang-barang milik perusahaan, yaitu :

a.    System pencatatan secara periodic, hanya penerimaan uang atau piutang itulah yang diadministrasikan. Di dalam kejadian ini tidak dibuat jurnal untuk mengurangi perkiraan/rekening perkiraan pembelian.

b.    System pencatatan terus menerus , semua kekayaan milik perusahaan dicatat secara kontinu (terus-menerus). Untuk tiap jenis barang dibuat perkiraan/rekening/kartu atau buku administrasi tersendiri.

4.    Pelaksanaan administrasi

Pelaksanaan administrasi penjualan akan melibatkan penggunaan banyak unsure. Dengan demikian dapat disebutkan bahwa unsure-unsur dalam administrasi penjualan adalah sebagai berikut :

a.    Manusia (man)

b.    Uang (money)

c.    Peralatan (equipment)

d.    Perlengkapan (supplies)

e.    Tempat (place)

f.     Metode dan prosedur (method and procedure)

g.    Kegiatan transaksi

5.    Administrasi penjualan

a.    Perangkat  administrasi penjualan.

Perangkat administrasi penjualan berupa formulir, kartu atau buku untuk mencatat atau membuat dokumen antara lain :

1)    Kuitansi/tanda terima

2)    Buku penjualan

3)    Faktur penjualan

4)    Buku piutang

5)    Buku penerimaan kas

6)    Buku voucher

7)    Surt jalan/pengantar barang

      Untuk pesanan yang bersifat lisan langsung dibuat nota/faktur penjualan sedangkan untuk pesanan tertulis dilakukan sebagai berikut :

a.  Pesanan/order tunai dan kredit dicatat dan diarsipkan terpisah.

b.  Copy/salinan orderdiserahkan kepada petugas yang melaksanakan pembuatan nota/faktur.

c.  Setelah nota/faktur penjualan dibuat, maka barang diserahkan/dikirim kepada pembeli.

d.  Nota/faktur penjualan dapat pula dianggap sebagai kuitansi tetapi bila akan menggunakan kuitansi/tanda terima terpisah maka dapat dibuat tersendiri.

e.  Bila barang dikirim harus dibuat surat jalan/pengantarnya.

f.   Pembayaran dari pembeli yang diterima dapat berupa : tunai, bilyet giro, wesel, cek, dan transfer.

g.  Semua transaksi penjualan dicatat sebagai berikut :

1.    Transaksi tunai dicatat dalam buku penjualan dan buku penerimaan kas.

2.    Transaksi kredit dicatat dalam buku penjualan dan buku piutang.

b.    Prosedur administrasi penjualan pada perusahaan dagang.

1.    Dalam perusahaan dagang kecil.

      Dalam perusahaan dagang kecil, kegiatan administrasi penjualan meliputi :

a)    Pembuatan surat pesanan / order pembelian barang dagangan.

b)    Pencatatn pelaksanaan pembelian dan pengarsipan faktur.

c)    Pencatatan pelaksanaan pembayaran.

d)    Pencatatan persediaan barang dagangan (masuk-keluar).

e)    Pencatatan pengurusan retur dan klaim kepada penjual.

      Pencatatan penjualan barang dagangan meliputi :

a)    Pencatatan penerimaan pesanan/order.

b)    Pembuatan nota/faktur penjualan.

c)    Pencatatan surat jalan pengiriman barang.

d)    Pencatatan persediaan barang.

e)    Pencatatan penerimaan pembayaran.

f)     Pelaksanaan penagihan.

g)    Pencatatan retur dan klaim dari pembeli dan pelaksanaannya.

2.    Dalam perusahaan dagang besar.

      Dalam perusahaan dagang besar, kegiatan administrasi penjualan meliputi :

a)    Penerimaan/order dari pembeli.

b)    Nota pengeluaran barang dari gudang.

c)    Faktur penjualan.

d)    Surat jalan pengiriman barang.

e)    Kuitansi (tanda terima) pembayaran dari pembeli.

f)     Pembayaran dari pembeli.

g)    Retur dan klaim dari pembeli dan pelaksanaannya.

6.    Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan perusahaan adalah fungsi dalam organisasi perusahaan yang bertanggung jawab dalam proses dan operasi pekerjaan administrasi keuangan perusahaan mengenai neraca, rugi/laba, dan perubahan-perubahan terhadap modal perusahaan.

v  Mengadministrasikan keuangan perusahaan merupakan pedoman yang menunjukkan pemilihan cara mengatur dan berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan untuk :

1)    Pembelian, penjualan, dan pengarsipan faktur.

2)    Pencatatan, pelaksanaan pembayaran produk.

3)    Pencatatan, pengurusan, dan pengaturan retur serta klaim.

4)    Pembuatan dan pencatatan nota atau faktur penjualan.

5)    Mengantur peralatan dan perlengkapan serta menyiapkan buku kas, buku piutang, buku penjualan, buku voucher (buku untuk mencatat pembayaran hutang), buku produksi, dan buku persediaan barang.

     

7  .  Pencatatan Transaksi Keuangan

Transaksi keuangan adalah semua transaksi yang terjadi dalam usaha yang dapat mengakibatkan perubahan harta, hutang, modal, pendapatn, dan beban.

A.   Persamaan dasar Akuntansi

Prinsip dasar pencatatan transaksi keuangan adalah dengan persamaan dasar akuntansi, yaitu :

	Harta = Hutang + Modal

 

Keterangan:

Ø  Harta       : manfaat ekonomis di masa yang akan datang yang diharapkan akan diterima oleh badan usaha sebagai hasil dari transaksi di masa lalu. Misalnya : kas, piutang, gedung, mesin, dan lain-lain.

Ø  Hutang     :  pengorbanan manfaat ekonomis yang akan timbul di masa yang akan datang yang disebabkan oleh kewajiban-kewajiban yang akan dipenuhi dengan mentransfer harta atau memberikan jasa sebagai akibat dari transaksi yang sudah lalu, misalnya : hutang dagang, hutang biaya, hutang pajak, dan lain-lain.

Ø  Modal       : hak dari pemilik, yaitu selisih antara harta dan hutang.

Ø  Beban      : pendapatan merupakan konsekuensi dari kegiatan usaha di mana ada pengorbanan ekonomis yang bertujuan untuk mendapatkan hasil. Jadi beban akan mengurangi modal, dan pendapatan akan menambah modal.

B.Siklus Akuntansi

Pencatatan Jurnal=> Proses Penggolongan dan Pengikhtisaran (Buku Besar ) =>Laporan Keuangan

Keterangan :

Ø  Jurnal                           :  berfungsi untuk mencatat semua transaksi keuangan yang berpengaruh terhadap perkiraan harta, hutang, modal, beban, dan pendapatan.

Ø  Buku besar                      :  berfungsi untuk menggolongkan dan mengelompokkan transaksi yang tercatat dalam jurnal sebagai persiapan penyusunan laporan keuangan.

Ø  Laporan keuangan   : berfungsi memberikan informasi tentang keuangan              perusahaan yang meliputi : laporan posisi keuangan (neraca), laporan laba/rugi, laporan perubahan modal, serta laporan arus kas dan lampiran-lampirannya.

A.   Prinsip-prinsip Pencatatan Transaksi Keuangan

Pencatatan transaksi keuangan memiliki prinsip-prinsip sebagai berikut :

1)    Semua transaksi produk dan jasa dicatat dalam unsure pendapatan dan beban.

2)    Semua transaksi pembelian dicatat sebagai harta pokok pembelian.

3)    Semua transaksi penjualan barang/jasa dicatat sebagai pendapatan usaha.

4)    Semua transaksi pembayaran biaya terkait dengan transaksi barang dan jasa dicatat sebagai penambahan harga pokok produk dan jasa.

5)    Semua transaksi pembayaran beban/biaya dicatat sebagai beban usaha.

6)    Semua transaksi pembuatan produk dicatat sebagai harga poko produksi barang dan jasa.

1.    Pembukuan Usaha

Dalam system pembukuan terdapat dua metode yaitu :

a.    System cash basis atau dasar tunai yaitu system pembukuan yang mendasarkan pada transaksi tunai dank as untuk menentukan pengakuan pendapatan, beban, atau biaya. Pendapatan neto dihitung dari jumlah penerimaan kas dan pendapatan bruto dikurangi dengan jumlah pengeluatan kas untuk beban.

b.    System accrual basis atau dasar himpunan yaitu system pembukuan yang mendasarkan pada pengakuan pendapatan dan beban atau biaya sesuai periode atau tahun pada periode tertentu dikurangi dengan semua beban biaya pada periode yang bersangkutan.

Gimana sobat ? udah dapat illmu seputar administrasikan.maaf ya klw postingannya hamburadul :v maklum masih belajar :v semoga postingan ini bermanfaat bagi para pembaca,Assalamu’alaikum :D